Kontekst firmy dla AI —wiedza do pracy

Najpierw zadanie, potem dokument

Przygotowanie odpowiedzi na zapytanie klienta wymaga innych informacji niż podsumowanie spotkania zespołu. W pierwszym przypadku potrzebne są zasady współpracy i zakres oferty. W drugim — uczestnicy, ustalenia oraz to, które decyzje rzeczywiście zapadły. Zbieranie wszystkiego w jednym pliku utrudnia wskazanie, co w danej chwili ma znaczenie.

Zapisz na początku dokumentu, komu ma służyć i przy jakim zadaniu. Jeśli materiał jest prywatną refleksją właściciela, nie traktuj go automatycznie jako stanowiska firmy. Do wspólnej pracy wybieraj zatwierdzone informacje przeznaczone dla danego zespołu.

Co powinien zawierać kontekst firmy

Przydatny dokument pozwala znaleźć odpowiedź i ustalić, skąd ona pochodzi. Możesz zacząć od następującego układu:

• Oferta: co robimy, dla kogo, w jakim zakresie i czego dana współpraca nie obejmuje.
• Odbiorcy: z jakim problemem przychodzą i jakie pytania zadają przed decyzją.
• Język firmy: przykłady zaakceptowanych tekstów, sposób zwracania się do odbiorcy i określenia, których unikamy.
• Zasady odpowiedzi: co można zaproponować samodzielnie, a co wymaga rozmowy lub zatwierdzenia.
• Źródła: tytuł dokumentu, odnośnik, data obowiązywania i osoba potwierdzająca informację.
• Aktualne ustalenia: decyzje opisane osobno od pomysłów, wersji roboczych i tematów otwartych.

Przykład: odpowiedź na pytanie o współpracę

Przykład roboczy: firma usługowa przygotowuje odpowiedź na pytanie „Czy możecie zacząć od przyszłego tygodnia?”. Zatwierdzona zasada mówi, że termin ustalamy po sprawdzeniu dostępności zespołu. AI powinno przygotować odpowiedź z propozycją kolejnego kroku, a nie dopisać wolny termin, którego nie ma w źródłach.

Instrukcja do takiego zadania może brzmieć: „Oprzyj szkic na podanym zakresie współpracy. Wskaż informacje, których brakuje. Nie uzgadniaj terminu bez potwierdzenia. Pod odpowiedzią wypisz źródła użytych ustaleń”. To przykład sposobu pracy, nie opis wyniku konkretnego klienta.

Gdzie przekazać informacje modelowi

Nie każda rozmowa z AI zaczyna się bez kontekstu. ChatGPT ma funkcje pamięci oraz projekty, w których można gromadzić pliki i instrukcje. Claude pozwala dodawać materiały do wiedzy projektu. W Gemini można przygotować Gem z instrukcjami i plikami. Dostępność i zakres działania zależą od narzędzia oraz jego ustawień; dokumentację podajemy poniżej.

Wybierz miejsce używane przy danym zadaniu i sprawdź je na swoim koncie. Kopia dokumentu dodana do projektu nie powinna być uznawana za aktualną tylko dlatego, że plik nadal jest widoczny. Ustal, kto wymienia lub aktualizuje materiały i jak zespół rozpoznaje obowiązującą wersję.

Jak aktualizować wiedzę bez mnożenia wersji

Przy zmianie oferty najpierw zatwierdź nowy zapis, następnie zastąp poprzednią wersję w miejscu, z którego korzysta zespół i narzędzie. Oznacz datę zmiany oraz jej autora. Archiwum może pozostać potrzebne do historii decyzji, ale powinno być wyraźnie opisane jako nieaktualne.

Jeśli dwa źródła sobie przeczą, zadaniem asystenta powinno być wskazanie rozbieżności. O wyborze aktualnej zasady decyduje odpowiedzialna osoba. W NIENARAZ rozdzielamy materiały źródłowe, propozycje i zaakceptowane ustalenia; NIENARAZ OS jest naszym zapleczem do tej pracy.

Sprawdź dokument na pytaniach zespołu

Przygotuj zestaw zwykłych pytań, pytanie z brakującą informacją i przypadek ze sprzecznymi wersjami. Dla każdego zapisz oczekiwaną odpowiedź lub oczekiwane dopytanie. Oceniaj zgodność ze źródłem, wykrywanie braków i przydatność szkicu dla osoby, która wykona zadanie.

Jeśli odpowiedź jest poprawna tylko po dopisaniu wyjaśnienia w rozmowie, sprawdź, czy to wyjaśnienie powinno trafić do wspólnego dokumentu. W ten sposób poprawiasz materiał potrzebny całemu zespołowi, zamiast wielokrotnie naprawiać podobną odpowiedź.